CONDITIONS GÉNÉRALES

DE VENTE

ETAT   D’ESPRIT 

Lieu convivial de partage, de créativité, et d'échange,

EPI Oloron et EPI Aspe sont deux Espaces Partagés d’Initiatives, fondés en 2015 et 2017, par M. Gérard PORTET, ancien chef d’entreprise du Béarn. L’un est situé en plein centre-ville d’Oloron Sainte-Marie (à 30 mn de Pau et à 1 heure de Bayonne-Biarritz) et l’autre est accolé à la mairie du petit village de Bedous dans la magnifique Vallée d’Aspe, à quelques kilomètres de la frontière espagnole. Tous deux sont à proximité des gares d’Oloron (5min) et de Bedous (7min).

Ces Espaces, désignés sous le nom de Tiers Lieux Généralistes, ont pour objectifs de rassembler sous le même toit différentes dynamiques de travail afin que chaque personne de milieux sociaux et économiques différents, puisse s’approprier ce lieu convivial de partage, de créativité et d'échange dans une même dynamique du « Travailler ensemble » afin de stimuler une « nouvelle » économie locale, forte et différente.

 

EPI Oloron et Epi Aspe offrent donc à ses « passagers » réguliers et occasionnels différentes prestations dont :

 

- l’utilisation de bureaux en espaces partagés ou privés, des salles de réunion et de rendez-vous avec WIFI VDSL et visioconférence professionnel.

 

- des services d’impression, de numérisation, de reprographie et également d’impression 3D.

 

- la présence d’un desk de réparation multimédia (écran, ordinateurs, téléphonie, console, drones…)

 

- des formations individuelles ou en groupe et d’autres animations et interventions de nos "passagers" récurrents ou occasionnels dans un esprit de partage du savoir.

 

- de la domiciliation d’entreprise (postale, légale…)

 

- de l’accompagnement professionnel pour les entrepreneurs en herbe, en floraison ou en jachère...

 

Notre devise : Tel un épi de maïs, chacun apporte sa graine, sème et nourrit...

 

Bienvenue chez-vous ! 

 

G. PORTET

 

Définitions :

 

Gap Solution est dénommé « le fournisseur » et les personnes utilisatrices sont dénommés « les usagers »

 

Préambule :

 

Ce document a pour objet de préciser les conditions d’utilisation des locaux et des services proposés par gap solutions et utilisés par les usagers et le ceux de ses clients. Ils définissent les modalités de réservation, d’usages, et de responsabilité réciproque de chacun des tiers engagés. Les conditions générales de vente sont applicables à tous les usagers sauf conditions particulières contractualisées.

 

 

La mise à disposition de l'espace s’entend pour les particuliers, les organismes, les structures associatives, les entreprises.

 

 

 

1.1/DESCRIPTIF DES LIEUX :

 

EPI met à votre disposition les espaces suivants :

 

 Oloron :

 

Définitions :

 

Gap Solution est dénommé « le fournisseur » et les personnes utilisatrices sont dénommés « les usagers »

 

Préambule :

 

Ce document a pour objet de préciser les conditions d’utilisation des locaux et des services proposés par gap solutions et utilisés par les usagers et le ceux de ses clients. Ils définissent les modalités de réservation, d’usages, et de responsabilité réciproque de chacun des tiers engagés. Les conditions générales de vente sont applicables à tous les usagers sauf conditions particulières contractualisées.

 

 

La mise à disposition de l'espace s’entend pour les particuliers, les organismes, les structures associatives, les entreprises.

 

 

 

1.1/DESCRIPTIF DES LIEUX :

 

EPI met à votre disposition les espaces suivants :

 

 Oloron :

 

 °Poste simple dans l'espace Open - Space

Capacité locative : 5 bureaux.

 

 Vous disposez d'une table de travail de Dim 120 x 0,60, d'un point lumineux indépendant, d'une prise de courant indépendante, d'un fauteuil à roulettes, d'une connexion internet très haut débit.

 

°Bureau Privatif

Capacité locative 1 bureau :

 

- Format Salon privé : 4 fauteuils et une petite table ronde, d'une connexion internet très haut débit.

 

- Option possible : Format Bureau Privé avec une table de travail de dim 158 x 0,80 3 chaises, et une connexion internet très haut débit.

 

°Salles de Réunion, capacité locative 3 salles de réunion :

1.Salle pouvant accueillir 22 personnes assises autour des tables.

A votre disposition dans cette salle de 39,5 m2 :

 -8 tables rabattables sur roulettes dim 140x060 modulables à souhait pour choisir votre configuration.

 -22 chaises

-Un tableau effaçable accroché au mur.

-Une connexion internet très haut débit.

-Sur réservation :

°Un poste informatique

°Un dispositif visioconférence et vidéo projecteur

 2.Salle pouvant accueillir 14 personnes assises autour des tables

A votre disposition dans cette salle de 20.5 m2 :

 -6 tables rabattables sur roulettes dim 140x060 modulables à souhait pour choisir votre configuration.

 -14 chaises.

-Un portique pour vêtements avec 15 cintres.

-Un tableau effaçable accroché au mur.

-Une connexion internet très haut débit.

Sur réservation :

°Un poste informatique

°Un dispositif visioconférence et vidéo projecteur

3. Salle pouvant accueillir 8 personnes assises autour des tables

A votre disposition dans cette salle de 16 m2 :

 -4 tables rabattables sur roulettes dim 140x060 modulables à souhait pour choisir votre configuration.

 -8 chaises

-Un tableau effaçable accroché au mur.

-Un tableau feuilles papiers sur chevalet

-Une connexion internet très haut débit.

-Sur réservation :

°Un poste informatique

°Un dispositif visioconférence et vidéo projecteur

Espaces de bureaux privés, de stockage ou ateliers

Espaces nus aménagés à la convenance des locataires, proposition commerciale sur devis.   

 

Local domiciliation légale et/ou commerciale et Stockage de documents

 

Equipements communs

 

Vous disposez en commun d'un espace détente : L'ESTANQUET, lieu d'échanges autour d'une boisson fraîche ou chaude d’un espace cuisine avec frigo micro-ondes et plaques de cuisson pour réchauffer les repas.

1.2

Bedous :

°Poste simple dans l'espace Open - Space

Capacité locative : 8 bureaux.

 

 Vous disposez d'une table de travail de Dim 120 x 0,60, d'un point lumineux indépendant, d'une prise de courant indépendante, d'un fauteuil à roulettes, d'une connexion internet très haut débit.

 

°Bureau Privatif

Capacité locative 1 bureau :

 

Format Bureau Privé : Une table de travail de dim 158 x 0,80 4 chaises, d'une connexion internet très haut débit.

 

 °Salles de Réunion

 Capacité locative 1 salles de réunion :

 

Salle pouvant accueillir 22 personnes assises autour des tables.

A votre disposition dans cette salle de 36 m2 :

 -10 tables rabattables sur roulettes dim 140x060 modulables à souhait pour choisir votre configuration.

 -22 chaises

-Un tableau effaçable accroché au mur.

-Une connexion internet très haut débit.

-Sur réservation :

°Un poste informatique

°Un dispositif visioconférence et vidéo projecteur  repas

                                                                         

2/TARIFS ABONNEMENTS

 

    EPI vous propose une gamme de formules d’abonnements annuels :

Formule Liberté :

Sans engagement, ni réservation, vous disposez, selon les disponibilités, du poste de votre choix, au gré de vos besoins immédiats.

Cout annuel abonnement : 0 €

Remise sur tarif de base : 0 €

Paiement facture : comptant

Formule Fidélité :

Vous savez que vous viendrez plusieurs fois, dans les mois suivants, avec cette formule, vous accédez à la réservation pour programmer vos occupations.

Cout annuel abonnement : 50 €

Remise sur tarif de base : 10 %

Paiement facture : Facturation à la semaine, paiement à réception.

Il sera possible de migrer de formule en cours d’année uniquement pour une formule supérieure à celle-ci, dès qu’EPI Oloron aura facturé la valeur de 1000 €

Formule Fréquence :

Vous savez déjà que vous viendrez souvent, et vous souhaitez bénéficier de conditions

Avantageuses supplémentaires, avec cette formule, vous accédez à la réservation pour programmer vos occupations à l’avance.

Cout annuel abonnement : 150 €

Remise sur tarif de base : 20 %

Paiement facture : Facturation à la fin du mois, paiement à réception.

Il sera possible de migrer de formule en cours d’année uniquement pour une formule supérieure à celle-ci, dès qu’EPI Oloron aura facturé la valeur de 2000 €

Formule Intense :

Votre activité sera importante au sein de cet espace, et vous souhaitez bénéficier

des conditions préférentielles, avec cette formule, vous accédez à la réservation pour programmer vos occupations à l’avance.

Cout annuel abonnement : 200 €

Remise sur tarif de base : 30 %

Paiement facture : Facturation à la fin du mois, paiement à réception.

 

Les tarifs présentés sont Hors Taxes, vous devez prévoir de rajouter la TVA en vigueur.    

 

3/TARIFS D'OCCUPATION

Les unités de tarification sont indivisibles.

Les tarifs présentés sont Hors Taxes, vous devez prévoir de rajouter la TVA en vigueur.

Les tarifs définitifs sont précisés sur la proposition commerciale en fonction de votre choix d’occupation et de votre choix de prestation(s) de services.

 

4/PRESTATIONS  POSSIBLES :

* Visio Conférence écran numérique

* Audio Conférence

* Pauses variées de restauration.

      4.1 TARIFS PRESTATIONS DE SERVICES A RAJOUTER AUX TARIFS DE BASE

 

      4.1.1 Restauration

Pour des raisons d’organisation les prestations de service de restauration sont définies lors de la réservation et sont modulables au plus tard 48h avant la date de mise à disposition de l’espace. 

Dans le cas de réservation de dernière minute, EPI Oloron ne pourra pas garantir la possibilité de mettre en place ces prestations de restauration. La décision sera prise en fonction de la disponibilité de nos fournisseurs.

     

    4.1.2 Communications distantes :

Chaque prestation de services entraine un coût supplémentaire défini lors du devis.

Les tarifs présentés sont Hors Taxes, vous devez prévoir de rajouter la TVA en vigueur.

 

5/AUTRES  SERVICES  POSSIBLES

°Domiciliations postale, commerciale

°Domiciliation postale et légale

°Domiciliation Postale, commerciale et Légale

°Associations et auto-entrepreneurs Domiciliation Postale et Légale

°Location d’un espace de stockage de documents

 

6/HORAIRES

-La journée et la semaine de mise à disposition de l’espace s’entendent :

De 8h00 à 18h00 sans interruption du lundi au vendredi avec fermeture le samedi, les dimanches et les jours fériés.

-En soirée entre 18 et 22h à la demande

-Le week-end de 8h à 18h à la demande

EPI se réserve le droit de modifier ses horaires d'ouverture à tout moment en fonction de ses besoins.

-La mise à disposition d’un espace à la demi-journée est définie par une plage horaire de 4 heures consécutives.

-La mise à disposition d’un espace à l'heure est définie par tranche d’1 heure ± 1/4h.

 

7/ACCES

 

Oloron

-Epi Oloron occupe des locaux sur 2 étages, l’un au ré de chaussée l’autre au 1^er étage accessible par ascenseur.

-Des places de parking gratuites sont situées le long du jardin public dont deux places pour l’accès à mobilité réduite juste devant l’entrée.

-EPI Oloron propose un accès libre aux personnes à mobilité réduite. Néanmoins, en nous informant à l’avance, nous pourrons prévoir un meilleur accompagnement.

 

Bedous

-Epi Bedous occupe des locaux sur 2 étages, le premier situé en demi-étage accessible par un petit escalier, le second accessible par un escalier intérieur ou lors des heures d’ouverture de la mairie, par ascenseur. Néanmoins, en nous informant à l’avance, nous pourrons prévoir un meilleur accompagnement.

-Des places de parking gratuites sont situées sur la place du marché ainsi que sur le parking à l’entrée du village. Des places pour l’accès à mobilité réduite y sont réservées.

 

 

8/MODALITES D’UTILISATION 

 

EPI met à votre disposition deux modalités d’utilisation des espaces, à savoir :

 

             8.1 Utilisation Immédiate

Les différents espaces sont utilisables pour une durée d’une heure au minimum. En cas de départ avant l’heure terminée aucun remboursement ne sera effectué.

 

EPI Oloron vous propose d’utiliser le ou les poste(s) de votre choix, selon les disponibilités lors de votre venue, au gré de vos besoins immédiats. 

Ce choix d’utilisation correspond à la formule Liberté.  

 8.2 Utilisation avec réservation                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

EPI Oloron vous propose d’utiliser le ou les poste(s) de votre choix, sous réserve de disponibilité au moment de la prise en compte de la réservation.

Ce choix d’utilisation correspond aux formules Fidélité, Fréquence et Intense.

  EPI Oloron vous permet de réserver un ou plusieurs espaces, avec la possibilité de mixer les espaces et les durées.

 

9/MODALITES  DE RESERVATION

Les réservations sont en libre accès sur le site http://epi.mygrr.net/login.php

9.1 Les données de la réservation 

              Les différents espaces se réservent pour une durée d’une heure au minimum.

  Un acompte est retenu pour toute réservation, dans les formules concernées. Son montant est de 30% du montant de la réservation, avant prestations de services.

Toute heure commencée est due. Il est toléré un dépassement de ± 1/4h

 

9.2 Modes de transmission des demandes 

Toute demande de réservation fera l’objet de la prise des informations suivantes :

-Nom prénom

-Organisme ou entreprise

-Numéro de téléphone et courriel

-Adresse postale

-Numéro de SIRET

-Le cas échéant personne référente

Chaque demande de réservation sera formulée durant les horaires d'ouverture de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30, du lundi au vendredi et uniquement par écrit :

-Soit par mail, en priorité

-Soit par courrier postal.

La réservation ne sera effective

-A réception du courrier ou du courriel par EPI, selon ses horaires d'ouverture

-A réception de l’acompte de réservation de 50% pour la formule fidélité.

-Selon la disponibilité de l'espace souhaité au moment de la réception du courrier.

 

En aucun cas une réservation ne sera prise en compte par sms ou par messagerie vocale                                                                  En cas de réservation par téléphone, une confirmation écrite sera demandée.

9.3 Validation de la réservation 

 

EPI Oloron bloque automatiquement la date et l'horaire de la réservation notée sur votre écrit à partir de la remise de la proposition commerciale et pour une durée de 72h. 

 Après l’acceptation de la proposition commerciale, par votre signature et votre cachet, la réservation sera alors effective, et l’acompte sera exigible même dans le cas d’un éventuel désistement (se reporter au texte 12).

 

Une confirmation de commande ainsi que les conditions financières seront transmises par EPI, pour confirmation de la réservation.

 

10/DELAIS DE RESERVATION

 

Rappel : la formule Liberté n'est pas éligible à la réservation.  

 

Epi Oloron vous laisse libre de votre décision concernant le délai de réservation.                

 

11/CONDITIONS DE PAIEMENT 

 

-La formule Liberté occasionne un paiement comptant à chaque espace occupé. Le paiement s'effectue par chèque, espèces ou carte bancaire.

 

-La formule Fidélité, vous fait bénéficier d'un paiement différé avec une édition de facture en fin de semaine, regroupant l’acompte, ainsi que la totalité de votre occupation et prestations chez EPI Oloron du mois écoulé. Le paiement s'effectue à réception de la facture.   

 

-Les formules Fréquence et Intense, vous font bénéficier d'un paiement différé avec une édition de facture en fin de mois, regroupant l’acompte, ainsi que la totalité de votre occupation et prestations chez EPI Oloron du mois écoulé. Le paiement s'effectue à réception de la facture.  

 

12/CONDITIONS DE PAIEMENT A LA RESERVATION, DE VERSEMENT D’ACOMPTE ET D’ANNULATION

 

Afin de gérer au mieux la mise à disposition des espaces et leur éventuelle remise en disponibilité, les critères de réservation et d’annulation sont les suivants inscrits dans le tableau ci dessous : 

 

-Toute annulation sera confirmée par écrit ou par mail au plus tard dans la demi-

Journée suivant l’information donnée à Epi.

-Les délais du tableau ci-dessous s’entendent comme suit : J-7 = au moins 7 jours avant.
 

-En cas d’annulation du fait d’EPI Oloron, tout sera mis en œuvre pour fournir une solution de re.mplacement

 

13/CONDITIONS DE PAIEMENT

Le paiement des factures peut s’effectuer par

-Espèces

-Tinda

-Chèque, à l’ordre de Gap-Solutions

-Carte bancaire sur place par le terminal SUMUP ou à distance via un lien de paiement. 

-Prélèvement SEPA

-Virement bancaire sur le compte suivant :

 

Banque : La Banque Postale

Code banque   Code guichet   Numéro de compte    Clé

        20041             01001                   1808134G022            84

 

Adresse: LA BANQUE POSTALE 33 Bordeaux

Nom du propriétaire du compte: PORTET GERARD

 

Code IBAN: FR33 2004 1010 0118 0813 4G02 284

Code BIC/SWIFT: PSSTFRPPBOR

  

14/CONTRAT DE MISE A DISPOSITION

Pour toute utilisation régulière et pour tous les espaces, un contrat de mise à disposition sera établi et proposé lors de la remise de l’offre définitive. Il sera accepté par les parties en 2 exemplaires signés et accompagné des paiement requis.

 

15/ASSURANCES – RESPONSABILITES 

L’'utilisateur s’engage à souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir tout dommage pouvant résulter de ses activités ou lié à l’usage des bâtiments et du matériel mis à disposition.

 

Il est demandé aux usagers de fournir à Epi au plus tard le 15 janvier de chaque année l’attestation de son assurance. Elle précise à la fois les coordonnées de la compagnie d’assurances et le numéro de police.

 

D’un commun accord entre les parties, il est précisé qu’EPI Oloron et ses assureurs renoncent à tout recours à l’encontre de l’usager et de ses assureurs, à titre de réciprocité, le locataire et ses assureurs renoncent à tout recours à l’encontre d’EPI Oloron et de ses assureurs. 

 

16/DEPOT DE GARANTIE 

 

Un dépôt de garantie pourra être demandé, toutefois en cas de dégâts, l'assurance de l'utilisateur devra prendre en charge la totalité de la remise en état.

 

17/ACCORD

 

 

Je soussigné(e) Madame, Monsieur ………………………………………………………

Représentant la société …………………………………………………………………… 

Avoir pris connaissance des conditions particulières générales de vente proposé par EPI Oloron le   ___/___/_____ et j’engage ma responsabilité en cas de non-respect.

 

 

Fait à Oloron, le     /    /

En 2 exemplaires originaux.

 

 

Signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé ».   Parapher chaque page.

 

 

 

Le Fournisseur,                                                                                     l'Utilisateur,

        

Mr Gérard Portet                   

Dirigeant d’EPI Oloron

Ou son représentant      

 

Jardin Public OLORON 05 59 34 99 97 14 rue Despourrins epi-oloron@gap-solutions.fr Horaires d’accueil Du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00

               ET

P l a c e   du   M a r c h é BEDOUS 05 59 85 14 14 2 rue de la Caserne epi-aspe@gap-solutions.fr Horaires d’accueil Du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h30

 

 

Accès Réservé possible en dehors de ces Horaires, pour les espaces.